Raadpleeg de juiste bronnen
Veel informatie wordt verstrekt via RIVM, GGD en de Rijksoverheid. Laat je daarnaast ook informeren door je brancheorganisatie. Veel organisaties hebben als overkoepelend orgaan waardevolle vakkennis en een sterk netwerk. Vaak bieden zij conceptteksten en voorbeeldbrieven aan om je klanten, doelgroepen of personeel te informeren. Daarmee heb je betrouwbare informatie en hoef je niet zelf te stoeien met teksten.
Verdeel de taken
Er is veel informatie over het coronavirus. Sommige informatie is niet volledig – of erger nog – onbetrouwbaar. Wijs daarom één collega aan die de betrouwbare bronnen in de gaten houdt en de richtlijnen vertaalt naar acties voor jouw organisatie.
Overleg en neem tijdig de beslissing
Voordat je maatregelen wilt doorvoeren, is het raadzaam om eerst met je naaste omgeving te overleggen. Bespreek het bijvoorbeeld thuis, met je personeel, concullega’s of samenwerkingspartner(s). Misschien hebben zij waardevolle inzichten die je zelf over het hoofd ziet. Neem vervolgens het heft in handen en neem tijdig een beslissing. Zo voorkom je dat je halsoverkop in de vijfde versnelling moet, omdat een ander je voor is.
Maak een concepttekst
Heb je een plan met maatregelen voor ogen die je wilt communiceren, maar je brancheorganisatie heeft hiervoor geen voorbeeldbrief voorhanden? Maak een concepttekst met een logische opbouw. Communiceer eerst over de beslissing, vervolgens over de reden van dit besluit en sluit af met de mogelijke gevolgen. Wees hierbij feitelijk en breng rust door emoties niet de overhand te laten nemen. En natuurlijk: laat je tekst checken op taalfouten en zinsopbouw.
Informeer van binnen naar buiten
Maak een overzicht van de partijen die je gaat informeren en stem de tekst af op hun situatie. Noteer ook via welk kanaal je ze bericht, eventueel met data erbij. Informeer vervolgens ‘van binnen naar buiten’. Dus eerst je personeel, daarna je klanten, je doelgroep en vervolgens de rest waarvoor de informatie van belang is. Gebruik hiervoor zoveel mogelijk je bestaande communicatiekanalen. Van e-mail en (interne) nieuwsbrief tot website en social media. Maar denk ook in minder traditionele middelen, zoals posters voor bijvoorbeeld handenwasinstructies.
